Valmistelupyynnöt
Hankintatarve kirjataan heti alkuvaiheessa: vastuuhenkilöt, aikataulu, arvioitu arvo ja seuraavat askeleet. Samasta näkymästä syntyy myös markkinailmoitus, ja valmis pyyntö siirtyy suoraan tarjouspyynnöksi ilman uudelleenkirjausta.
Tekoälyavusteinen hankintatyötila
Julkisen hankinnan koko elinkaari yhdessä paikassa
HeyCity kokoaa valmistelupyynnöt, tarjouspyynnöt, tarjousten vertailun, päätökset ja sopimukset yhteen työtilaan. Hankintalain edellyttämät rakenteet ovat valmiina, ja tekoälyavustaja hoitaa raskaan kirjoitustyön.
- Valmistelusta sopimukseen ilman uudelleenkirjausta
- ESPD, CPV-koodit ja vertailuperusteet valmiina
- Tekoäly ehdottaa, hankinta-asiantuntija päättää
Ei vielä tunnusta? Pyydä pääsyä pilottiin
- 9 400+
- CPV-koodia haettavana suomeksi
- ESPD
- Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja valmiina
- JYSE & YSE
- Yleiset sopimusehdot sopimuspohjissa
- Reaaliaikainen
- Yhteismuokkaus ja läsnäolo dokumenteissa
Mikä HeyCity on
Hankintaprosessi, joka ei asu kymmenessä eri tiedostossa
Julkinen hankinta kulkee tavallisesti Word-pohjien, Excel-vertailujen, sähköpostiketjujen ja verkkolevyjen läpi. Tieto kirjoitetaan moneen kertaan, versiot eriytyvät ja hankinnan tila on selvitettävissä vain kysymällä.
HeyCity on selaimessa toimiva työtila, jossa hankinta etenee yhtenä ketjuna. Valmistelupyyntöön kirjattu tieto siirtyy tarjouspyyntöön, julkaistu tarjouspyyntö vastaanottaa tarjoukset, vertailu johtaa toimintapäätökseen ja päätös sopimukseen.
Palvelu on rakennettu suomalaisen hankintaprosessin ympärille: soveltuvuusvaatimukset, poissulkemisperusteet, ESPD, CPV-koodisto, vertailuperusteiden pisteytysmallit ja yleiset sopimusehdot ovat mukana sellaisina kuin niitä käytetään.
Käyttäjinä kunnat, kaupungit, hyvinvointialueet, kuntayhtymät ja julkisomisteiset yhtiöt — kaikki, joiden on tehtävä hankintansa avoimesti, yhdenvertaisesti ja dokumentoidusti.
Ominaisuudet
Kaikki hankinnan vaiheet, saman katon alla
Jokainen osio on oma työkalunsa, mutta ne jakavat saman datan. Mitään ei kirjoiteta kahdesti.
Lomake, joka tietää mitä hankintapäätökseen tarvitaan
Tarjouspyyntö rakentuu osio kerrallaan: hankinnan kohde, CPV-koodit, soveltuvuusvaatimukset, ESPD, vertailuperusteet ja liitteet. Etenemismittari kertoo koko ajan, mitä on vielä täydennettävä, joten puuttuva kohta ei paljastu vasta julkaisussa.
Painotukset ja pisteytysmalli kirjoittuvat tarjouspyyntöön samassa muodossa, jossa tarjoukset myöhemmin pisteytetään.
Tarjouspyynnöt
Rakenteinen lomake vie hankinnan kohteesta ja CPV-koodeista soveltuvuusvaatimuksiin, ESPD-osioihin, vertailuperusteisiin, vastuullisuuskriteereihin, sopimuskauteen ja liitteisiin. Etenemismittari näyttää, mitä on vielä täydennettävä.
Vertailu ja pisteytys
Hinnan ja laadun painotukset, pisteytettävät vaatimukset ja valittu pisteytysmalli lasketaan valmiiksi. Vertailuperusteet kirjoittuvat tarjouspyyntöön samassa muodossa, jossa ne myös pisteytetään.
Tarjoajan lomake
Julkaistu tarjouspyyntö saa oman osoitteensa, jossa tarjoaja vastaa vaatimuksiin, vahvistaa soveltuvuutensa ja jättää tarjouksensa. Ei erillistä tunnusta, ei sähköpostiliitteiden metsästystä.
Toimintapäätökset
Hankintaan liittyvät päätökset kirjataan ja hyväksynnät jäävät talteen. Päätösketju pysyy läpinäkyvänä ja jäljitettävänä koko prosessin ajan.
Sopimukset ja allekirjoitus
Sopimus rakentuu osio kerrallaan valmiiden pohjien päälle, mukana JYSE 2025- ja YSE 1998 -ehdot. Molemmat osapuolet allekirjoittavat selaimessa jaetun linkin kautta.
Osto-ohjeet
Allekirjoitetulle sopimukselle luodaan oma osto-ohje, joka kertoo organisaation ostajille, mitä sopimuksesta saa tilata, keneltä ja millä ehdoilla.
HankintaData
Hankintaportfolio, aikatauluseuranta, kategoriajakauma, toimittaja-analytiikka ja vastuullisuusmittarit päivittyvät suoraan tallennetusta datasta. Ei erillistä raportointikierrosta.
Arkisto ja haku
Valmistuneet hankinnat, tarjouspyynnöt ja sopimukset säilyvät haettavina. Aiempi hankinta löytyy nimellä, tunnuksella tai tilalla, ja toimii pohjana seuraavalle.
Tekoälyavustaja
Avustaja tekee luonnoksen. Sinä teet päätöksen.
Tekoäly on mukana siellä, missä työ on hitainta: dokumenttien lukemisessa, tekstin muotoilussa ja kriteerien kirjoittamisessa. Jokainen ehdotus tulee näkyviin muokattavana — mikään ei päädy asiakirjaan ilman, että hankinnasta vastaava hyväksyy sen.
Tuo vanha dokumentti
PDF- tai Word-tiedosto luetaan ja sen sisältö sijoitetaan lomakkeen oikeisiin kenttiin, jolloin edellisen kierroksen tarjouspyyntö on uuden lähtökohta.
Kysy dokumentista
Keskusteleva avustaja vastaa liitteiden ja valmisteluaineiston sisällöstä kesken työn, ilman että koko nippu pitää lukea uudelleen.
Viimeistele teksti
Avustaja tiivistää, selkeyttää tai muotoilee kirjoitetun kuvauksen uudelleen. Alkuperäinen teksti säilyy, kunnes ehdotus hyväksytään.
Ehdota laatukriteerit
Hankinnan kohteen perusteella syntyy ehdotus vertailtavista laatukriteereistä, joita voi muokata ja painottaa vapaasti.
Luo hintarivit
Hinnoittelutaulukon rivit muodostuvat hankinnan kuvauksesta, jolloin tarjoajille jää yhdenmukainen ja vertailukelpoinen hintalomake.
Suosittele CPV-koodit
Yli 9 400 koodin listasta nousevat esiin hankintaa vastaavat vaihtoehdot, joten oikea koodi löytyy ilman koodiston selaamista.
Luonnostele sopimuspykälät
Sopimuksen osiot saavat ehdotuksen sisällöksi kunkin kohdan oikeudellinen tarkoitus huomioiden.
Tunnista sopimusriskit
Valmis sopimusluonnos käydään läpi ja epäselvät tai puuttuvat ehdot nostetaan esiin ennen allekirjoitusta.
Näin se toimii
Viisi vaihetta tarpeesta sopimukseen
Sama tieto kulkee vaiheesta toiseen. Edellisen vaiheen valmis työ on seuraavan lähtökohta.
- 01
Valmistele
Kirjaa hankintatarve valmistelupyynnöksi, nimeä vastuuhenkilöt ja aikataulu. Tarvittaessa markkinoille lähtee markkinailmoitus.
- 02
Rakenna tarjouspyyntö
Täytä rakenteinen lomake pohjan tai tuodun dokumentin päälle. Tekoäly ehdottaa, sinä päätät sisällön.
- 03
Julkaise ja vastaanota
Julkaistu tarjouspyyntö saa oman osoitteensa, jossa tarjoajat vastaavat vaatimuksiin ja jättävät tarjouksensa.
- 04
Vertaile ja päätä
Pisteytys lasketaan valituilla painotuksilla ja mallilla. Toimintapäätös kirjataan perusteluineen.
- 05
Sopimus ja seuranta
Sopimus laaditaan, allekirjoitetaan selaimessa ja siirtyy osto-ohjeineen seurattavaksi HankintaDataan.
HankintaData
Tunnusluvut syntyvät työn sivutuotteena
Hankintaportfolio, aikatauluseuranta, kategoriajakauma, toimittaja-analytiikka ja vastuullisuusmittarit lasketaan suoraan valmistelupyynnöistä, tarjouspyynnöistä ja sopimuksista. Luvut ovat ajan tasalla ilman erillistä raportointikierrosta, koska ne tulevat samasta datasta, jolla hankinnat tehdään.
Näkymä nostaa esiin myös sen, mikä vaatii huomiota nyt: päättyvät tarjousajat, umpeutuvat sopimukset ja puutteellinen arvotieto.
Yhteistyö ja tietoturva
Hankinta on tiimityötä — ja viranomaistoimintaa
Useampi valmistelija samassa asiakirjassa ilman versiosekaannusta, ja pääsy tietoihin vain niillä, joille se kuuluu.
Yhdessä tekeminen
Jaa dokumentti kollegalle
Kutsu lähtee sähköpostilla, ja jaettu tarjouspyyntö, valmistelupyyntö tai sopimus näkyy vastaanottajan omalla etusivulla.
Näe kuka on paikalla
Läsnäolopalkki ja muiden kursorit kertovat, ketkä työskentelevät samassa dokumentissa juuri nyt.
Ei päällekkäisiä muokkauksia
Muokattavana oleva kenttä lukittuu muilta, joten kaksi ihmistä ei kirjoita saman kohdan päälle.
Tietoturva
Tunnistautuminen ja sähköpostivahvistus
Kirjautuminen kulkee Firebase Authenticationin kautta, ja uusi tili vahvistetaan sähköpostitse ennen käyttöä.
Oikeudet tarkistetaan palvelimella
Jokainen rajapintakutsu varmentaa käyttäjän tunnisteen, ja tietokannan luku- ja kirjoitusoikeudet valvotaan omilla säännöillään.
Sisältö puhdistetaan
Kaikki tallennettu muotoiltu teksti puhdistetaan ennen näyttämistä, ja tiedostolatauksille on oma tarkistuksensa.
Usein kysyttyä
Lyhyet vastaukset
Kenelle HeyCity on tarkoitettu?
Julkisia hankintoja tekeville organisaatioille: kunnille, kaupungeille, hyvinvointialueille, kuntayhtymille ja julkisomisteisille yhtiöille. Palvelu on rakennettu suomalaisen hankintaprosessin ja sen asiakirjojen ympärille.
Korvaako tekoäly hankinta-asiantuntijan?
Ei. Avustaja tuo dokumentteja sisään, ehdottaa tekstiä ja nostaa riskejä esiin, mutta jokainen ehdotus jää hankinnasta vastaavan tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi ennen kuin se päätyy asiakirjaan.
Voiko vanhat tarjouspyynnöt tuoda mukaan?
Kyllä. PDF- ja Word-tiedostot luetaan ja niiden sisältö sijoitetaan lomakkeen kenttiin, jolloin aiempi hankinta toimii uuden pohjana. Omista tarjouspyynnöistä voi myös tallentaa pohjia.
Mitä tapahtuu vanhoille tarjouspyynnöille ja sopimuksille?
Siirrämme ne puolestanne. Pilottiin lähtevän organisaation aiemmat tarjouspyynnöt, sopimukset ja valmisteluaineisto tuodaan uuteen HeyCity-tiliin, eikä mitään tarvitse kopioida käsin. Käyttöönotto ja perehdytys tehdään yhdessä.
Pitääkö jokainen tunnus pyytää teiltä erikseen?
Ei. Avaamme organisaatiolle ensimmäiset tunnukset, ja nimeämme samalla pääkäyttäjän. Sen jälkeen pääkäyttäjä luo tunnukset omille työntekijöilleen suoraan palvelusta: uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa linkin, jolla hän asettaa oman salasanansa.
Miten pääsemme alkuun?
Tunnuksia ei luoda itse: palvelu on pilottivaiheessa, ja avaamme tunnukset organisaatiokohtaisesti. Kirjoita osoitteeseen info@heycity.fi, niin sovitaan esittely ja käydään läpi, miten hankintaprosessinne asettuu palveluun.
Pilotti käynnissä
Pilottiin mukaan
HeyCity on käytössä valituilla pilottiorganisaatioilla, eikä tunnuksia luoda itse. Kirjoita meille sähköpostia, niin otamme yhteyttä ja käymme yhdessä läpi, sopiiko palvelu teidän hankintoihinne.
info@heycity.fi
Kerro viestissä organisaatiosi ja millaisia hankintoja teette, niin vastaamme ja sovitaan esittely.
Näin käsittelemme henkilötietojasiSiirrämme aiemmat hankintanne puolestanne
Aiemmat tarjouspyynnöt, sopimukset ja valmisteluaineisto siirretään uuteen HeyCity-tiliinne. Mitään ei tarvitse kopioida käsin, eikä vanha aineisto jää toiseen järjestelmään.
Käyttöönotto tehdään yhdessä
Käymme läpi organisaationne hankintaprosessin ja sovitamme palvelun siihen. Perehdytys ja pohjien pystytys kuuluvat pilottiin.
Tuki koko pilotin ajan
Vastaamme kysymyksiin ja korjaamme vastaan tulevat asiat pilotin aikana. Ette jää käyttöönoton kanssa yksin.
Yhteystiedot
Katsotaan yhdessä, miten hankintanne asettuu palveluun
Kerro lyhyesti, millaisia hankintoja organisaationne tekee ja missä prosessi tällä hetkellä takkuaa. Sovitaan esittely ja käydään läpi käyttöönotto.
Ota yhteyttä
- Sähköposti
- info@heycity.fi
- Myynti ja käyttöönotto
- Esittelyt, tarjouspyynnöt palvelusta ja organisaatiokohtainen käyttöönotto.
- Tuki nykyisille käyttäjille
- Samasta osoitteesta. Kerro viestissä organisaatiosi ja hankinnan tunnus, niin asia löytyy nopeammin.